Cinq bonnes pratiques pour le succès de votre portail RH

Un portail RH interne performant ne peut connaître ni la fréquentation, ni l’utilisation qu’il mérite sans des stratégies éditoriales et de communication pensées sur le long terme. Pilier de l’action des Ressources Humaines (RH) dans l’entreprise, il peut s’avérer totalement inefficace si les collaborateurs ne sont pas incités et aidés à se l’approprier. Voici donc cinq bonnes pratiques pour favoriser l’engagement des salariés sur votre portail RH.

1/ Appuyez votre communication RH sur un contenu dédié

Après avoir défini l’objectif du portail en termes de communication interne, et les KPI associés, il est recommandé de mettre en place une stratégie d’engagement des collaborateurs basée sur le contenu. Le rôle du contenu est de faire comprendre au collaborateur pourquoi il doit se rendre sur le portail RH de l’entreprise, et de l’y retenir, au travers d’une expérience utilisateur optimale. Faites vivre votre marque employeur !

C’est le mode de consultation de vos collaborateurs qui décidera de la nature du contenu diffusé (texte, vidéo, etc.) : comment les collaborateurs consulteront ils le portail ? En mobilité, à leur domicile ou sur leur ordinateur de bureau ? Quels sont les meilleurs canaux pour le leur faire parvenir ? Etc.

2/ Planifiez, diffusez, évaluez

Porter à l’attention des collaborateurs la juste dose d’informations RH, au bon moment

Vos publications doivent être planifiées pour éviter les doublons entre le portail et votre communication interne, et ne pas sur-solliciter inutilement des équipes en plein rush, etc. Vous portez ainsi à l’attention de vos collaborateurs la juste dose d’informations RH, au bon moment.

Il est également important d’adopter une écriture adaptée au web, une mise en page agréable et des fonctions intuitives. Ainsi, le contenu diffusé aura plus de chances de retenir l’attention des collaborateurs. Chaque action de communication interne sera évaluée afin d’adapter votre stratégie aux attentes des collaborateurs et de faire vivre votre communication.

3/ Anticipez les conséquences de la conduite du changement

Dressez une cartographie des parties prenantes impactées par vos processus de conduite du changement afin que le portail RH poursuive ses missions d’information et de communication au moment au vos collaborateurs ont le plus besoin d’informations. En effet, tout contexte de fusion, d’acquisition ou plus modestement de réorganisation impacte la manière dont sont perçus le portail RH et la communication interne qui s’y rapporte.

Le planning éditorial du portail et le plan de communication interne doivent anticiper les éventuelles interrogations, voire tensions, que peut générer tout processus de changement.

4/ Distribuez les rôles

Un organigramme clair des collaborateurs en charge de votre portail RH fait lui aussi partie des prérequis de son succès. Il permet la mise à jour en continu de ses contenus, la gestion des urgences (techniques, sociales, etc.) et l’identification des défaillances.

5/ Rappelez (sans cesse) son existence

Afin d’échapper à un processus naturel de lassitude et/ou d’oubli, le portail RH doit être intégré parmi les sujets récurrents de votre planning de communication interne. Parfois, il est simplement nécessaire de rappeler à l’entreprise dans son ensemble que celui-ci existe !

Anticipation et vision sur le long terme sont les deux prérequis à la mise en place d’un portail RH adopté par les salariés. Une approche centrée sur un contenu qualitatif pourra alors les y attirer et permettre au portail d’atteindre ses objectifs.


 

Jean-Vincent Ichard est Responsable du département d’enquêtes de rémunération du bureau parisien de Willis Towers Watson. Consultant depuis plus de 10 ans dans le domaine de la gestion des emplois et rémunérations, il a rejoint Willis Towers Watson en 2007.

Jean-Vincent Ichard intervient sur des missions de conseil en classification des emplois, audit de compétitivité des rémunérations et conception de plans de rémunération. En parallèle, Jean-Vincent coordonne l’activité commerciale des solutions RH de Willis Towers Watson.

Jean-Vincent Ichard est diplômé d’un DEA en Droit Social et de l’EDHEC Business School.

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